So nutzt du den Kapazitätsplaner
Der Planer stellt deine monatliche Projektlast den Stunden gegenüber, die nach Abwesenheit, nicht abrechenbaren Aufgaben und deinem Puffer übrig bleiben. Er hilft dir, die Annahmen deiner Planung sichtbar zu machen. Er ersetzt weder einen Kalender noch die Abstimmung einzelner Aufgaben und Zuständigkeiten.
1. Lege eine gemeinsame Monatsbasis fest
Wähle einen konkreten Monat für deine Planung. Trage alle vorgesehenen Arbeitsstunden vor den separat abgefragten Abzügen ein. Bei einem Team summierst du die Stunden der Personen, deren Arbeit du hier gemeinsam betrachten möchtest. Übernimm keine Wochenwerte unverändert in Monatsfelder. Der Rechner kennt weder Feiertage noch individuelle Arbeitszeitmodelle.
2. Ziehe Abwesenheit und interne Aufgaben getrennt ab
Urlaub, Feiertage und andere Abwesenheiten reduzieren die verfügbare Zeit. Akquise, Verwaltung und Weiterbildung können zusätzlich Stunden beanspruchen, die du hier nicht als Kundenprojektzeit einplanst. Erfasse denselben Aufwand nicht in mehreren Feldern. Bereits in der Monatsbasis abgezogene Abwesenheiten darfst du nicht erneut abziehen.
3. Bestimme deinen eigenen Puffer
Der Puffer reserviert einen von dir gewählten Anteil der Stunden nach den beiden Abzügen. Bei 120 verbleibenden Stunden und 10 Prozent Puffer bleiben 108 nutzbare Projektstunden. Die 10 Prozent sind nur ein Rechenbeispiel. Der Planer empfiehlt keinen allgemein richtigen Reserveanteil.
4. Erfasse bestehende Projekte mit ihrem tatsächlichen Aufwand
Trage die geplanten Monatsstunden je Projekt oder Projektgruppe ein. Unterschiedliche Aufwände bleiben dadurch sichtbar. Berücksichtige beispielsweise Abstimmungen, Vorbereitung und Nacharbeit, soweit sie zum jeweiligen Projekt gehören. Dieselben Stunden dürfen dann nicht nochmals bei den internen Aufgaben stehen. Projektstunden sind nicht automatisch Stunden, die du in Rechnung stellen kannst.
5. Prüfe freie Stunden und zusätzliche Mandate
Nach der Berechnung siehst du freie Stunden oder eine Überplanung. Wenn du zusätzlich den Monatsaufwand eines neuen, ähnlich großen Mandats angibst, teilt der Planer die freien Stunden durch diesen Wert und rundet auf ganze Mandate ab. Ein Rest bleibt als Stundenwert sichtbar. Bei unterschiedlich großen neuen Mandaten musst du die konkrete Kombination gesondert prüfen.
So werden Kapazität und Projektauslastung berechnet
Stunden nach Abzügen = Gesamtstunden − Abwesenheit − nicht abrechenbare Zeit. Pufferstunden = Stunden nach Abzügen × Pufferanteil. Nutzbare Projektstunden = Stunden nach Abzügen − Pufferstunden. Kapazitätssaldo = nutzbare Projektstunden − bestehende Projektstunden.
Die hier angezeigte Projektauslastung ist die bestehende Projektlast geteilt durch die nutzbaren Projektstunden nach Abzügen und Puffer, multipliziert mit 100. Sie ist deshalb nicht mit einem Anteil an sämtlichen Arbeitsstunden gleichzusetzen. Mehr als 100 Prozent bedeutet eine Überschreitung dieser Planungsbasis. Bei null nutzbaren Projektstunden ist das Verhältnis nicht berechenbar.
Zur fachlichen Einordnung: Float erläutert Zeitbasis und Kontext der Auslastung. Die konkrete Puffer- und Nennerdefinition ist das transparente Modell dieses Planers.
Zusätzliche ganze Mandate = freie Stunden geteilt durch die Stunden je zusätzlichem Mandat, auf ganze Mandate abgerundet. Angezeigte Stunden und Prozentwerte sind gerundet; die Mandatsanzahl wird aus ungerundeten Werten berechnet.
Fiktives Beispiel: 20 freie Stunden nach Puffer
Du planst mit 160 Gesamtstunden im Monat. Davon entfallen 16 auf Abwesenheit und 24 auf nicht abrechenbare Aufgaben. Von den verbleibenden 120 Stunden hältst du beispielhaft 10 Prozent, also 12 Stunden, frei. Deine nutzbare Projektkapazität beträgt 108 Stunden.
Drei bestehende Projekte benötigen zusammen 88 Stunden. Es bleiben 20 Stunden; die Projektauslastung beträgt gerundet 81,5 Prozent. Bei 16 Stunden je zusätzlichem Mandat passt rechnerisch ein ganzes Mandat hinein, mit vier Reststunden. Die Werte sind frei gewählte Annahmen und keine Empfehlung für deine Auslastung oder deinen Puffer.
Was die Teamplanung leisten kann – und was nicht
Eine gemeinsame Stundenbilanz kann freie Kapazität zeigen, obwohl die benötigte Person keine Zeit hat. Unterschiedliche Qualifikationen, Teilzeitmodelle, Kundentermine und Abhängigkeiten verschwinden nicht durch das Summieren. Prüfe deshalb vor einer Zusage, wer die konkreten Aufgaben wann und mit welcher Qualifikation übernehmen kann.
Der Planer prognostiziert weder Nachfrage noch Umsatz, Gewinn oder Leistungsqualität. Er prüft keine arbeitsrechtlichen Grenzen und plant keine einzelnen Mitarbeitenden. Nutze ihn als Monatsübersicht und ergänze die tatsächliche Termin- und Aufgabenplanung.
Verbinde Kapazität und Angebotskalkulation
Wenn du den Stundenumfang eines wiederkehrenden Leistungspakets festlegen möchtest, unterstützt dich der Retainer-Rechner bei der Monatspauschale. Für die wirtschaftliche Jahresbasis steht dir der Freelancer-Stundensatz-Rechner zur Verfügung. Übertrage einen einzelnen Monat nicht ungeprüft auf das ganze Jahr. Weitere Werkzeuge findest du in der Tools-Übersicht.
